Institute of Certified Accounting and Auditing Professionals
Громадська спiлка "Iнститут сертифiкованих професiоналiв облiку й аудиту"

Документальне оформлення роботи автомобіля та нормування витрат ПММ

Як на підприємстві організувати документування роботи автомобілів та витрачання пального? Як нормувати витрати ПММ автомобілями?

Фактично витрачені пально-мастильні матеріали (далі — ПММ) для експлуатації транспортних засобів (далі — ТЗ) списують безпосередньо після їх витрачання на підставі первинних документів. Типові форми первинного обліку роботи службових ТЗ — подорожні листи легкового авто, затверджені наказом Держкомстату  №74, та вантажного авто, затверджені наказом Мінтрансу  №488/346, скасовані ще у 2013 році згідно з наказом Держкомстату  №95 та наказом Мінінфраструктури, Мінекономрозвитку  №1005/1454 відповідно. Саме в цих типових формах й було передбачено такі  реквізити як «Режим роботи водія», «Завдання водієві», «Особливі відмітки» у типовій формі подорожнього листа легкового авто та «Маршрут руху (звідки, куди)» — вантажного авто, з яких і прослідковувався напрям використання ТЗ та, відповідно, кількість витрачених ПММ.

Разом з цим документального підтвердження понесених витрат у вигляді ПММ ніхто не скасовував.  Чек на заправку автомобіля на АЗС не підтверджує фактичних витрат ПММ, він лише підтверджує факт придбання ПММ, але аж ніяк не його використання.

Для підтвердження використання ПММ на службові цілі слід формувати відповідні первинні документи. Зараз можна використовувати стару форму подорожнього листа (доопрацювавши її під власні потреби) або документи іншої форми, якщо подорожній лист не використовується, — наприклад, це може бути матеріальний звіт (відомість) про витрачання ПММ.

Отже, підприємство має право розробити свої форми первинних документів на списання ПММ. Такі форми слід затвердити внутрішніми наказами по підприємству. Згідно з п. 2.7 Положення №88 самостійно розроблені бланки повинні містити обов'язкові реквізити, перелік яких наведено у п. 2.4 Положення №88.

Витрачені ПММ списують на підставі актів списання, які, своєю чергою, складаються на підставі  відомостей або подорожніх листів згідно з фактичною вартістю витраченого пального.

Оскільки типові форми подорожніх листів уже не діють, а нових типових форм немає, то фахівці Мінінфраструктури у листі від 23.04.2013 р. №4492/25/10-13 зауважили, що з 16.04.2013 р. використання типової форми подорожнього листа легкового авто не є обов'язковим. Водночас, зважаючи, що витрати, в тому числі й у разі списання ПММ, мають бути підтверджені належним чином оформленими первинними документами, підприємства можуть самостійно затвердити відповідні форми документів, за допомогою яких здійснюватиметься облік та списання ПММ. Ці форми мають відповідати вимогам чинного законодавства щодо оформлення первинних документів та мати всі обов'язкові реквізити, передбачені п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №88.

Податківці ж у своєму листі від 02.11.2015 р. №23178/6/99-99-19-02-02-15 зауважили, що, оскільки законодавством України не визначено форми бланка подорожнього листа легкового автомобіля, платник податку може використовувати зручну для обліку форму первинного документа, затверджену наказом про облікову політику підприємства, за умови наявності всіх ознак первинного документа, відомостей у ньому про госпоперацію та підтвердження її здійснення.

На всі 100% погоджуємося з тим, що для списання ПММ підприємство має право використовувати власно розроблену форму первинного документа, яка має містити всі обов'язкові реквізити первинного документа. Головне, щоб  у такому документі були зафіксовані фактична кількість витрачених ПММ та мета їх використання.

Від себе зауважимо, що така форма не обов'язково має бути затверджена наказом про облікову політику, адже у Методрекомендаціях №635 про це ані слова, немає згадки про таку вимогу й у Положенні №88. Тому вважаємо, що за бажанням підприємство може затвердити форми подорожніх листів внутрішнім розпорядчим документом (наприклад, Положенням про використання службових ТЗ, Положенням про списання ПММ тощо).

Також підприємство має право й надалі використовувати вже не чинну типову форму подорожнього листа для цілей обліку та списання ПММ, про це сказано у листі ГУ Міндоходів у Сумській області від 19.06.2013 р. №1244/10/11-009.

Згідно з п. 2.7 Положення №88, документування госпоперацій може здійснюватися з використанням самостійно виготовлених бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

Оскільки типових форм для подорожніх листів як легкового, так і вантажного авто вже немає, то, відповідно, у самостійно розроблених формах подорожніх листів не обов'язково зазначати такі реквізити як «Режим роботи водія», «Завдання водієві», «Особливі відмітки» (для легкового авто) та «Маршрут руху (звідки, куди)» — (для вантажного). Проте не радимо цього робити! Пояснимо чому.

Подорожні листи є основним документом, що може підтвердити поїздку ТЗ у службових цілях і, як наслідок, списання ПММ на госпдіяльність підприємства. Адже згідно з пп. «г» п. 198.5 ПКУ слід нарахувати ПЗ з ПДВ на суми ПК з ПДВ при придбанні ПММ, якщо не буде доведено, що ПММ використовуються в операціях, які є госпдіяльністю підприємства.

Тому для доведення зв'язку витрат ПММ з госпдіяльністю підприємства доцільно саме в подорожніх листах коротко зазначати, куди і з якою метою рухався автомобіль (наприклад, поїздки по місту чи з міста А до міста Б; з метою відрядження або для вирішення виробничих питань, для зустрічі з потенційними клієнтами, для виконання цивільно-правової дії за дорученням керівника, вантажоперевезення тощо).

Можна це зазначати у вже запропонованих реквізитах типових форм подорожніх листів (якщо підприємство й надалі використовуватиме вже не чинні типові форми подорожніх листів), а можна відвести для цього окремий реквізит у самостійно розроблених формах подорожніх листів. Також у подорожніх листах обов'язково має міститися така інформація: показання спідометра, пробіг у км, витрачена кількість ПММ.

Також вважаємо, що не буде порушенням складання подорожнього листа легкового авто на термін більше одного дня, оскільки складання подорожнього листа на один день було встановлено у п. 2.1 Iнструкції №74, що на даний момент втратила чинність. А для вантажного авто такої прямої вимоги і не було.

Отже, підприємства мають право самостійно визначати періодичність складання подорожніх листів вищезгаданими внутрішніми положеннями, але не рідше одного разу на місяць.

Автор: Єгорова Юлія

Джерело «Дебет-Кредит»